Soluzioni per la Pubblica Amministrazione
Le nuove metodologie di gestione, che pongono al centro degli sforzi organizzativi i processi aziendali, stanno interessando non solo il mondo delle aziende private, ma anche quello della Pubblica Amministrazione. Molti sforzi sono stati fatti in questa direzione negli ultimi anni e molti ancora sono da attuare. L'attenzione verso i processi, che implica un necessario abbandono della consueta visione funzionale dell'organizzazione, fa seguito all'impegno della Pubblica Amministrazione nell'erogare servizi di qualità che, con tempi e costi contenuti, riescano a soddisfare le esigenze dei cittadini e delle imprese.
L'aumento della soddisfazione dell'utente, l'incremento della qualità dei servizi erogati, il taglio nella quantità di documenti e procedure richiedeste, la riduzione dei tempi di risposta per ottenere una prestazione, la diminuzione delle file e delle attese presso gli sportelli sono solo alcuni degli obiettivi che le Pubbliche Amministrazioni vogliono perseguire. Per diminuire gli oneri burocratici e le voci di spesa, le Amministrazioni Pubbliche dei paesi più avanzati si sono poste come obiettivo la semplificazione ed il miglioramento della qualità nell'erogazione dei servizi a cittadini ed imprese.
La mappaura dei processi
In quest'ottica, conoscere e rappresentare i processi tuttora esistenti diventa fondamentale per poter iniziare qualsiasi azione di miglioramento. Grazie alla soluzione iGrafx FlowCharter gli analisti organizzativi potranno mappare le odierne modalità di lavoro evidenziando il flusso del processo, identificando le relazioni tra le varie amministrazioni e i vari uffici, esplicitando chiaramente i punti di contatto con l'utenza. Grazie ad una rappresentazione grafica dei servizi erogati si riuscirà a seguire il percorso che un utente o un documento compie all'interno della struttura organizzativa ponendo le basi per un aumento dell'accessibilità dei servizi da parte di cittadini ed imprese e per la semplificazione degli iter burocratici.
Data la necessaria comunicazione ed interoperabilità tra i vari Enti e gestori di servizi anche la mappa dei processi deve essere chiara e leggibile per un vasto pubblico: vengono quindi messi a disposizione degli standard internazionali, tra i quali il BPMN, che permettono, utilizzando una notazione codificata e normata, di eliminare ogni problema di comunicazione. Le mappature dei processi possono poi essere tradotte automaticamente in XML per i servizi web grazie al modulo BPEL Interface, permettendo ai professionisti IT di implementare il processo mappato.
L'analisi e la gestione dei processi
Ma mappare i processi è solo il primo passo che le Amministrazioni devono compiere per aumentare l'efficienza, migliorare la qualità nell'erogazione dei servizi e giungere alla semplificazione delle procedure.
iGrafx Process supporta gli analisti organizzativi nel compito di analizzare e valutare i processi. Utilizzando questo strumento si giunge ad una ottimizzazione del flusso, sia in termini di costi (vengono applicati i principi dell'Activity Based Costing), che di tempi, di risorse e di code d'attesa. Si potranno progettare modificazioni organizzative per migliorare il servizio offerto e creare virtualmente nuovi processi e servizi testandone la fattibilità. Nell'ottica quindi di un potenziamento dell'e-Government, dell'e-Democracy, al fine di semplificare e velocizzare gli adempimenti amministrativi dell'utenza, l'utilizzo di uno strumento che permetta di progettare ed analizzare il processo prima della sua reale attuazione si presenta come elemento indispensabile di lavoro.
Altra sfida che le Pubbliche Amministrazioni devono affrontare è quella di dematerializzare le procedure e i certificati e di diffondere le informazioni su larga scala in modo che i vari Enti ed organizzazioni possano dialogare facilmente tra loro e con i cittadini. Per questo bisogno iGrafx propone iGrafx Process Central, uno strumento di centralizzazione di informazioni che permette di rendere disponibili i documenti digitali a diversi utenti anche attraverso l'utilizzo della rete internet.
Infine per poter gestire in modo accurato le interazioni tra i vari processi, avere una chiara visione di "chi fa che cosa" e delle responsabilità, per poter gestire i contratti e tenere sotto controllo gli obiettivi stabiliti, le misurazioni e i rischi, iGrafx propone iGrafx Enterprise, una soluzione completa per rappresentare la realtà dell'organizzazione.
Che l'attenzione della Pubbliche Amministrazioni si stia dirigendo sempre più verso questi temi risulta chiaro anche dalle Linee Programmatiche di Indirizzo riferite dal Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella Pubblica Amministrazione, presentate il 4 luglio 2006 alla 1a commissione Senato della Repubblica. iGrafx si propone in questo ambito come strumento di supporto decisionale per coloro che, all'interno della Pubblica Amministrazione, si occupano di analisi organizzative.
Per la perfezione dei processi
iGrafx è il fornitore leader di soluzioni volte ad aiutare le organizzazioni a rispondere alle esigenze dei propri elementi costitutivi assicurando una struttura integrata per un elevato livello di coerenza, gestione e controllo. iGrafx offre soluzioni di primo piano per le iniziative più comuni di miglioramento dei processi.
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